Päivitetty viimeksi 25.5.2018


Rekisterinpitäjä

Koi Design
Karpaloniemi 6 A
91910 TUPOS
Y-tunnus: 2685403-9, Alv-rek.

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Tiina Hälikkä
info@koidesign.fi
Puhelin: 044 3047414

Rekisterin nimi

Koi Designin asiakasrekisteri


Mitä tietoja minusta kerätään?

Asiakasrekisteriin tallennetaan asiakkaan etunimi, sukunimi, postiosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asioidessa käytetty kieli ja asioidessa käytetty valuutta. Yritysasiakkaalta tallennetaan lisäksi yrityksen nimi, y-tunnus ja alv-tunnus.

Lisäksi verkkokaupan tilaustietoihin tallennetaan asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö, maksutapa ja toimituspaikka.


Mistä henkilötietoja kerätään?

Rekisterin säännönmukaisena tietolähteenä ovat asiakkaan palveluun rekisteröityessä tai tilausta tehdessä antamat tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa verkkosivustoa käyttäessään sekä asiakkaan kirjallisesti, puhelimitse tai sähköpostilla antamat tiedot asiakkaan pyytäessä lisää tietoa tai ostaessa tuotetta. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ei ole.

Välttyäksemme henkilötietojen tahattomalta joutumiselta kolmansille osapuolille emme suosittele henkilötietojen antamista Facebookin, Messengerin tai Instagramin kautta. Turvatut linjat yhteystietojen välittämiseen ovat verkkokauppa, verkkokaupan yhteydenottolomake, sähköposti ja tekstiviesti.


Mihin henkilötietojani käytetään?

Rekisterin henkilötietoja käytetään Koi Designin asiakassuhteiden hoitamiseen, tilausten toimitukseen ja käsittelyyn sekä arkistointiin. Lisäksi henkilötietoja käytetään tilastollisiin ja markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus, suostumus tai oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset.


Kuinka kauan henkilötietojani säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Koi Designin asiakasrekisterissä tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan mukaisesti. Kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto on säilytettävä 6 vuotta plus kuluva vuosi, sekä kirjanpidon tositteet 10 vuotta.


Luovutetaanko tietojani kolmansille osapuolille?

Järjestelmän tietoihin pääsee ainoastaan rekisterin ylläpitäjä sekä tarvittaessa myös tietojärjestelmien ylläpitäjät.

Asiakkaan ostaessa tuotteita Koi Designilta, on rekisterinpitäjällä oikeus ilmoittaa tilauksen käsittelyyn tarvittavat asiakkaan tiedot yhteistyökumppanille, esim. Itellalle. Asiakas saa halutessaan käytettävän yrityksen yhteystiedot ja rekisteriselosteen.

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan kirjanpitäjälle kirjanpitoa varten. Myös heitä sitoo vaitiolovelvollisuus (tietojenkäsittelysopimus).

Henkilökohtaisessa maksutapahtumassa (kortti- tai käteismaksu) asiakkaan antaessa yhteystietonsa (sähköposti tai puhelinnumero), siirtyvät tiedot maksupalveluntarjoaja iZettle:lle. Näitä henkilötietoja ei luovuteta eikä käytetä muuhun käyttöön. Kaikkia rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.


Kuinka tietoni suojataan?

Koi Designin tietojärjestelmä sekä tiedostot on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. 


Mitä oikeuksia minulla on asiakkaana?

Asiakkaana sinulla on oikeus saada milloin tahansa tietoosi omat asiakasrekisterissämme olevat henkilötietosi. Sinulla on oikeus milloin tahansa oikaista omia tietojasi, poistattaa omat tiedot rekisteristä tai halutessasi rajoittaa omien tietojesi käyttöä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle, mikäli huomaat tietojasi käytetyn väärin.

Kyselyt, oikaisut, rajoitukset ja poistot rekisteristä on tehtävä kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.